I, Nộp đơn và đăng ký lịch hẹn
1, Nộp đơn
Truy cập website của chính phủ Pháp để điền đơn trực tuyến tại: https://france-visas.gouv.fr/en/web/france-visas/online-application
Sau khi điền đơn và nộp đơn, trang France-Visas sẽ cho bạn tải về ở định dạng PDF để in ra nộp. Đồng thời, bạn cũng được cung cấp checklist hồ sơ cần chuẩn bị để nộp (chi tiết tại mục II dưới đây).
Lưu ý:
- Rất quan trọng – Hãy kiểm tra thật kĩ các thông tin nhân thân trên đơn trước khi nộp. Chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể phát sinh chi phí điều chỉnh hoặc tăng thêm thời gian được cấp visa.
- Mỗi đơn trên France-Visas sẽ được cấp một mã số riêng. Bạn phải nộp đơn trên France-Visas thì mới có mã số để đăng ký lịch hẹn với TLSContact.
- Nếu đã nộp đơn trên France-Visas và phát hiện ra sai sót nhưng chưa đặt lịch hẹn với TLSContact thì có thể bỏ qua đơn đó và tạo đơn mới.
- Bạn cần in đơn ra giấy khổ A4 để nộp theo bộ hồ sơ xin visa tại TLSContact.
- Các sai sót nếu có, theo TLSContact, sẽ được xử lý như sau:
- Nếu đơn trên France-Visas chỉ sai liên quan đến chi tiết chuyến đi (ngày, chỗ ở, vv): Không cần phải điền đơn mới, có thể thay đổi những chi tiết này tại TLS với chi phí là 290.400 đồng cho Dịch vụ hỗ trợ khai form (cho mọi sai sót phát sinh, không phải tính trên từng sai sót).
- Nếu đơn trên France-Visas sai loại thị thực hoặc thông tin cá nhân: phải điền đơn mới và có thể phải đặt lại lịch hẹn với TLS (nếu đã đặt) mà không được hoàn phí. Tuy nhiên, thực tế nhiều trường hợp cho thấy nếu sai thông tin cá nhân không quá quan trọng như giới tính, trạng thái hôn nhân, nghề nghiệp thì có thể sửa tại TLS mà không cần điền đơn mới. Bạn có thể liên hệ trước với TLSContact để hỏi cụ thể về lỗi sai của mình.
(Nếu đã đặt lịch hẹn theo đơn có sai sót thì chưa cần dán ảnh lên đơn vì đơn đó cũng không dùng được.)
2, Đăng ký lịch hẹn với TLSContact
TLSContact là trung tâm được uỷ quyền chính thức bởi đại sứ quán Pháp để tiếp nhận hồ sơ xin cấp visa, thu phí và lấy sinh trắc học.
Sau khi đã nộp đơn trên France-Visas, bạn sẽ đăng ký lịch hẹn với TLSContact để nộp hồ sơ và thực hiện các thủ tục khác.
Đăng kí lịch hẹn trực tuyến theo hướng dẫn tại: https://visas-fr.tlscontact.com/vi-vn/country/vn/vac/vnHAN2fr/application-process
Lưu ý:
- Rất quan trọng – Các thông tin chi tiết được nhập trong đơn trên trang France-Visas và đơn của TLScontact phải trùng khớp chính xác với thông tin trên hộ chiếu (họ, tên, ngày sinh và số hộ chiếu). Nếu không, bạn sẽ không thể nộp đơn xin thị thực và mọi khoản phí trả trước sẽ không được hoàn trả.
- Rất quan trọng – Mỗi lịch hẹn với TLSContact gắn liền với một mã số đơn France-Visas và không thể thay đổi. Nếu phát hiện đơn có sai sót sau khi đã đặt lịch hẹn, bạn chỉ có thể sửa sai sót (mất thêm chi phí) theo điểm 1 nêu trên hoặc đặt lại lịch hẹn khác.
- Lịch hẹn trong giờ hành chính thường sẽ bị kín trong ít nhất 7 ngày làm việc. Do đó, bạn không cần chờ đến khi chuẩn bị đủ hồ sơ mới bắt đầu đăng kí lịch hẹn. Trong thời gian chờ đến ngày hẹn, bạn có thể tiếp tục chuẩn bị các tài liệu, đặc biệt là các tài liệu dễ có như sao kê tài khoản, các bản sao không cần công chứng,…
- Có thể đăng ký lịch hẹn ngoài giờ hành chính từ 06:30 đến 07:45 sáng, 12:15 đến 01:15 chiều và sau 04:00 chiều. Chi phí được TLSContact công bố hiện tại là 1.200.000 đồng.
- Nên đăng ký lịch hẹn buổi sáng để trong trường hợp thiếu hồ sơ có thể bổ sung trước hạn cuối là 14h30 cùng ngày. Tài liệu bổ sung có thể nộp vào cả giờ nghỉ trưa (12:15 đến 01:15 chiều) và không mất thêm phí.
- Trường hợp có vướng mắc, hãy đọc trước Câu hỏi thường gặp trên website của TLSContact. Nếu vẫn còn chưa rõ, có thể liên hệ với TLSContact theo số tổng đài hoặc biểu mẫu liên hệ tại đây.
- TLSContact có cung cấp dịch vụ Khách hàng cao cấp (VIP) với giá được công bố hiện tại là 1.200.000 đồng, gồm phòng riêng, đồ ăn uống nhẹ, nhân viên riêng, photo miễn phí. Tuy nhiên, nếu bạn chuẩn bị hồ sơ đầy đủ thì cũng không cần đến dịch vụ này, hãy cứ từ chối nếu được giới thiệu, không sợ bị gây khó dễ nếu không dùng dịch vụ.
- Bạn cần in lịch hẹn ra giấy khổ A4 để nộp theo bộ hồ sơ xin visa TLSContact.
II, Chuẩn bị hồ sơ
1, Passport – Hộ chiếu
> Your passport or any other travel document (containing at least two consecutive blank pages) + photocopy of the identity page of this document and of the last visas obtained
Lưu ý: Nếu có hộ chiếu cũ thì nên nộp cả hộ chiếu cũ (và bản sao) để chứng minh lịch sử đi lại, đặc biệt là khi hộ chiếu cũ có visa dán của các nước phát triển.
2, Supporting document – Tài liệu chứng minh
2.1. Yêu cầu chung
> Originals and photocopy of all the documents listed below, translated into French or English.
Please note : if any of these documents are missing, this may lead to the non-issuance of the visa you have applied for. The visa center reserves the right to ask for further documentation and information.
Lưu ý:
- Dịch thuật | Chỉ cần dịch trong trường hợp tài liệu không phải là song ngữ.
- Công chứng | Thông thường, các tài liệu không cần phải công chứng. Tuy nhiên, việc tài liệu được công chứng/công chứng bản dịch sẽ làm tăng tính xác thực (có thật) của tài liệu. Vì vậy, nếu có điều kiện, bạn nên thực hiện.
Bên cạnh đó, theo Commision Implementation Decision C(2011) 5500 của EC, có một số tài liệu nhất định được yêu cầu phải “legalised by the competent local authority and must be translated (+ translation legalised)” (tạm hiểu là: được cấp/công chứng/chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền và được dịch (+ công chứng bản dịch)”. Xem các tài liệu đánh dấu ” * ” tại Phụ lục 04 của Decision C(2011) 5500. - Bản sao | Phải sao (copy) ra khổ giấy A4. Có thể scan rồi in ra cho khớp giấy A4. Có thể để 2 trang hộ chiếu trên 1 trang A4.
2.2, Tài liệu chứng minh cụ thể:
2.2.1, Pre-requisites
A travel document, issued less than 10 years ago, containing at least two blank pages, with a period of validity at least 3 months longer than the date on which you intend to leave the Schengen Area or, in the case of a long stay, at least three months longer than the expiry date of the visa requested. Be sure to transmit (scan) the identity page of your travel document as well as ALL PAGES containing visas, entry and exit stamps or any other inscription.
ID photograph. Ảnh thẻ.
If you have an official travel document, a note verbale is required.
Lưu ý:
- Phải nộp bản sao (copy) của hộ chiếu chứa tất cả các trang có visa, dấu xuất nhập cảnh.
- Ảnh thẻ | Bạn phải nộp 02 ảnh theo chuẩn ICAO 35x45mm (có thể đề nghị hiệu ảnh chụp/cắt theo đúng chuẩn luôn để tránh bị sai)
- E-visa | Nếu có e-visa của các nước phát triển (không phải visa dán vào hộ chiếu) thì in ra để nộp cùng hồ sơ.
2.2.2, Purpose of travel/stay
Cover letter from a travel agency confirming the resevation of an organised trip, itnierary or any other document describing the planned programme. Thư của công ty du lịch kèm chương trình du lịch, hoặc tất cả những giấy tờ khác trình bày cụ thể nội dung chương trình du lịch.
Reservation of a return ticket or travel itinerary. Xác nhận đặt vé khứ hồi hoặc lịch trình.
Lưu ý:
- Nếu nộp hồ sơ cho nước nào thì nước đó phải là điểm đến chính trong lịch trình, tức là số ngày tại nước đó phải chiếm tỉ lệ đáng kể trong tổng số ngày (nên từ 2/3 trở lên). Điều này giúp tránh nghi ngờ từ đại sứ quán về lựa chọn nước nộp visa.
Theo Điều 5 của Quy chế Thị thực Schengen số 810/2009: quốc gia thành viên có thẩm quyền xét và quyết định hồ sơ visa được xác định như sau: (1) nếu chuyến đi chỉ đến một nước Schengen, hồ sơ phải nộp tại nước đó; (2) nếu chuyến đi đến nhiều nước Schengen, hồ sơ phải nộp tại nước được coi là điểm đến chính, được xác định dựa trên thời gian lưu trú dài nhất hoặc mục đích chính của chuyến đi; (3) trong trường hợp không thể xác định được điểm đến chính, hồ sơ phải được nộp tại nước mà người xin visa dự định nhập cảnh Schengen đầu tiên.
- Thông thường, visa loại 1 lần sẽ được cấp theo đúng thời gian xin cấp. Để đề phòng rủi ro, có thể làm lịch trình rộng ra một vài ngày.
- Lịch trình du lịch tự túc:
- Lịch trình nên ghi cụ thể từng ngày, bao gồm tối thiểu các thông tin: khách sạn, điểm thăm quan/hoạt động vui chơi, phương tiện di chuyển, chi phí dự kiến. Không cần liệt kê chi tiết từng giờ nhưng cũng không nên quá chung chung (ví dụ như cả ngày chỉ ghi “thăm quan tự do”).
- Nếu được, lịch trình nên bao gồm thêm một số thông tin chứng tỏ bạn thực sự quan tâm đến nước cấp visa và đã có tìm hiểu để lên kế hoạch cho chuyến đi (tên món ăn đặc trưng bạn muốn thử, điểm đặc biệt trong các hoạt động,…)
- Thứ tự các điểm đến phải hợp lý, không di chuyển vòng vèo (điều mà các du khách ít khi làm để tiết kiệm chi phí đi lại).
- Có ý kiến cho rằng lịch trình không nên bao gồm việc ngủ đêm trên phương tiện (tàu/xe). Theo đó, đêm nào cũng nên có nơi lưu trú là khách sạn/nhà nghỉ với đặt chỗ rõ ràng.
- Thông tin khách sạn trên lịch trình cần khớp với các xác nhận đặt phòng khách sạn in nộp kèm hồ sơ.
- Vé máy bay:
- Đặt vé máy bay phải khớp với thời gian xin visa: thời gian lưu trú trong đơn xin cấp visa là từ ngày hạ cánh tại EU (không phải ngày cất cánh từ VN) đến ngày cất cánh rời EU (không phải ngày về tới VN). Nếu sai ngày thì sẽ bị tính là sai nội dung đơn và phải nộp phí sửa.
- Trường hợp hồ sơ không mạnh, chưa chắc chắn được cấp visa thì chưa nên đặt vé máy bay. Cho mục đích visa, có thể đặt vé rồi huỷ tại một số hãng bay có chính sách trả chậm (vẫn xuất vé và cho trả sau 24h/48h…) hoặc hủy miễn phí trong vòng 24h như: Turkish Airlines, Qatar Airways, Vietnam Airlines… (chính sách mỗi hãng bay có thể thay đổi trong từng thời kỳ).
- Visa nước thứ ba | Nếu rời EU đi đến nước thứ ba (chưa quay về Việt Nam luôn) thì cần có visa của nước thứ ba đó, trừ khi nước đó miễn visa cho công dân Việt Nam (nên ghi rõ thông tin miễn này trong cover letter).
- Thư trình bày | Thư trình bày (cover letter) là không bắt buộc. Tuy nhiên, trong trường hợp cần giải thích thêm nội dung hồ sơ (ví dụ: lí do đặc biệt của chuyến đi, lịch trình có điểm chưa rõ, đã từng được các nước phát triển cấp visa,…), có thể bổ sung cover letter. Cover letter chỉ cần viết ngắn gọn, rõ ràng trong 01 trang A4 (có thể dùng AI hỗ trợ viết trên cơ sở lịch trình).
2.2.3. Socio-professional situation
Proof of socio-professional situation (employment contract, work certificate, certificate of leave signed by the employer, proof of pension) + certified copy of the household registration (sổ hộ khẩu) and marriage certificate for married people. Bằng chứng về tình trạng nghề nghiệp (hợp đồng lao động, giấy chứng nhận việc làm, giấy chứng nhận nghỉ phép có chữ ký của người sử dụng lao động, giấy chứng nhận hưu trí) + bản sao công chứng hộ khẩu và giấy đăng kí kết hôn cho người đã kết hôn.
Lưu ý:
- Hợp đồng/ giấy tờ về nghỉ phép | Không thuộc loại tài liệu phải công chứng bản dịch theo Decision C(2011) 5500. Tuy nhiên, đây là tài liệu quan trọng chứng minh ràng buộc và khả năng tài chính, bạn nên dịch + công chứng nếu văn bản gốc chưa phải là song ngữ.
- Lịch sử đóng bảo hiểm xã hội | Không thuộc danh mục tài liệu bắt buộc nêu trên. Tuy nhiên, thực tế có nhiều trường hợp được đại sứ quán yêu cầu bổ sung trong quá trình xem xét hồ sơ. Vì vậy, ngay từ đầu, bạn nên nộp luôn tài liệu này. Cách đơn giản nhất là đăng nhập app VssID, đổi ngôn ngữ sang tiếng Anh, in màn hình “Personal Information” (có mã số BHXH) và màn hình “Social Security Partipitation Record” (lịch đóng bảo hiểm xã hội).
- Hộ khẩu | Có thể thay bằng giấy xác nhận cư trú CT07 xin cấp online qua cổng Dịch vụ công. CT07 phải được công chứng bản dịch.
2.2.4. Funds
Bank account statements, pay slips from the last 3 months, proof of payment of taxes for a Company or a Business, regular income from property (ies), proof of pension, remittances. In the case of a sponsor by an individual, proof of sufficient, reliable and regular resources. The copies must be certified as true to the originals. Sao kê tài khoản ngân hàng, bảng lương của 3 tháng gần nhất, giấy chứng nhận nộp thuế (đối với Công ty hoặc Doanh nghiệp), nguồn thu nhập mang tính đều đặn đến từ bất động sản, giấy chứng nhận hưu trí, cổ tức, kiều hối. Trong trường hợp có người bảo lãnh, cần cung cấp bằng chứng về nguồn thu nhập đầy đủ, đáng tin cậy và thường xuyên. Các bản sao phải có công chứng.
Lưu ý:
- Tất cả giấy tờ trong mục này phải được công chứng/dịch công chứng (trừ khi nộp bản gốc như sao kê ngân hàng).
- Sao kê tài khoản ngân hàng:
- Sao kê tài khoản chính mà bạn thường dùng, có cả dòng tiền vào (lương, thưởng) và tiền ra (chi tiêu). Việc chi tiêu cũng là một yếu tố quan trọng để chứng tỏ bạn có năng lực tài chính (nếu chi tiêu quá thấp thì sẽ bị nghi ngờ về khả năng chi trả chi phí ở EU).
- Trường hợp có nhiều tài khoản ngân hàng được dùng nhiều ngang nhau thì sao kê tất cả các tài khoản ngân hàng này.
- Yêu cầu ngân hàng cung cấp sao kê song ngữ (tiếng Việt + tiếng Anh/Pháp) để không phải dịch.
- Sao kê phải có chữ ký và dấu của ngân hàng (không chỉ in ra từ internet/mobile banking).
- Tài liệu khác liên quan đến ngân hàng:
- Không bắt buộc nhưng có thể yêu cầu thêm xác nhận số dư tài khoản tiền gửi có kỳ hạn/tiền gửi tiết kiệm, xác nhận hạn mức thẻ tín dụng. Không bắt buộc phải là một tài khoản tiền gửi có số dư lớn mà nhiều tài khoản với lịch sử gửi tiền trong thời gian dài sẽ hợp lý hơn, có vẻ “thật” hơn.
- Nếu cung cấp bản sao sổ tiết kiệm thì cần phải công chứng; tuy nhiên, nếu cung cấp bản gốc xác nhận số dư tài khoản tiền gửi của ngân hàng thì không cần công chứng.
- Bảng lương của 3 tháng gần nhất | Không bắt buộc, nhất là khi các khoản tiền lương đã có trong sao kê ngân hàng.
- Giấy tờ chứng minh tài chính cần phù hợp với tuổi tác, nghề nghiệp, chức danh,… Sự thiếu phù hợp trong chứng minh tài chính cũng là một lí do phổ biến khiến đại sứ quán nghi ngờ tính tin cậy của hồ sơ. Do đó, nếu cảm thấy bất thường, bạn nên bổ sung giải thích hợp lý vào cover letter. Ví dụ, bạn chỉ là nhân viên mới ra trường thì không thể có tài sản quá lớn như nhà, xe; nhưng nếu đó là tài sản được bố mẹ cho/tặng thì có thể nêu chi tiết kèm giấy tờ chứng minh (hợp đồng cho tặng công chứng…).
2.2.5. Accommodation
Reservation of a hotel or tenancy agreement for a vacation home or certificate of ownership. If staying with a private individual : proof of accommodation (Cerfa form). Xác nhận đặt phòng khách sạn hoặc hợp đồng thuê căn hộ nghỉ dưỡng hoặc giấy chứng nhận quyền sở hữu. Nếu cư trú tại nhà một cá nhân : giấy chứng nhận tiếp đón (mẫu Cerfa).
Lưu ý:
- Đặt phòng trên Booking, Agoda hay AirBnB đều có thể được chấp nhận.
- Đặt phòng khách sạn phải khớp với lịch trình. Nếu lịch trình trong ngày kết thúc ở thành phố nào thì đặt phòng ở thành phố đó.
- Một số lỗi logic có thể gây nghi ngờ về đặt phòng như: Đặt phòng không thuận tiện cho việc đi lại (ví dụ sáng hôm sau sẽ di chuyển từ A đến B nhưng lại đặt phòng ở hướng ngược lại, hoặc buổi sáng bay sớm nhưng đặt phòng quá xa sân bay,…); Đặt phòng không phù hợp với số người (ví dụ đi nhóm 4 người nhưng chỉ đặt phòng 2 người)…
2.2.6. Travel health insurance
Travel health insurance certificate (cf FAQ). Giấy xác nhận bảo hiểm y tế cho chuyến du lịch (Xem mục các câu hỏi thường gặp để biết thêm chi tiết).
Lưu ý:
Theo Phụ lục 04 của Decision C(2011) 5500, bảo hiểm y tế du lịch phải: bao phủ toàn bộ thời gian lưu trú dự định, có hiệu lực tại tất cả các quốc gia thuộc khối Schengen và chi trả mọi chi phí có thể phát sinh liên quan đến việc hồi hương vì lý do y tế, chăm sóc y tế khẩn cấp, điều trị cấp cứu tại bệnh viện hoặc tử vong trong thời gian lưu trú (mức bảo hiểm tối thiểu 30.000 EUR).
- Hãy kiểm tra kĩ các quyền lợi bảo hiểm nêu trên khi mua bảo hiểm.
- Hãy hỏi kĩ tư vấn viên bảo hiểm để đảm bảo hợp đồng bảo hiểm/giấy chứng nhận bảo hiểm thể hiện rõ phạm vi bảo hiểm là toàn bộ châu Âu hoặc EU.
LƯU Ý CHUNG:
Theo Điều 32 của Quy chế Thị thực Schengen số 810/2009, visa có thể bị từ chối: Nếu có những nghi ngờ hợp lý về tính xác thực (có thật) của các giấy tờ chứng minh do người nộp đơn cung cấp, hoặc về tính trung thực của nội dung các giấy tờ đó, về độ tin cậy của các thông tin/khai báo do người nộp đơn đưa ra hoặc về ý định rời khỏi lãnh thổ các quốc gia thành viên trước khi thị thực xin cấp hết hạn.
- Hãy dành thời gian rà soát kĩ một lượt hồ sơ trước ngày hẹn nộp hồ sơ, đảm bảo tính logic, nhất quán giữa thông tin trong các tài liệu khác nhau. Có thể dùng AI như NotebookLM của Google (có thể upload tới 50 tài liệu) để kiểm tra tính trùng khớp thông tin giữa nhiều file tài liệu khác nhau.
- Không nên giao toàn quyền chuẩn bị hồ sơ cho bên cung cấp dịch vụ visa. Bạn phải tự đọc, hiểu và có khả năng giải thích mọi thông tin đã nộp, từ công việc, tài chính đến lịch trình. Cần tuyệt đối tránh các “thủ thuật” như giả mạo/chỉnh sửa tài liệu, bịa đặt/thêm thắt công việc, bổ sung tài sản “ảo” không phản ánh đúng hoàn cảnh cá nhân. Hồ sơ ít nhưng thật, nhất quán và hợp lý luôn an toàn hơn hồ sơ dày nhưng mang tính dàn dựng.
- Có thể dùng AI để lập lịch trình nhưng nên tra cứu các điểm trên bản đồ để có cái nhìn tổng quan về lịch trình, giúp phát hiện ra các điểm thiếu logic.
- Nên dùng AI để rà soát, kiểm tra lại lịch trình bạn tự lập hoặc do một AI khác lập nhằm phát hiện các điểm chưa ổn và yêu cầu gợi ý chỉnh sửa.
- Sắp xếp các tài liệu theo thứ tự tại checklist để dễ dàng kiểm tra tính đầy đủ. Bạn có thể sử dụng tệp đựng tài liệu nhiều ngăn để theo dõi, sắp xếp tài liệu trong quá trình chuẩn bị, tránh bị sót tài liệu.
